审计追踪是数据可靠性的核心要素之一,已是各国GMP的普遍要求,数据的创建、更改和删除都应进行追踪。在欧盟GMP指南《附录11:计算机化系统》(Annex 11: Computerised System)新草案中,相关要求比以往描述得更为详细。ECA(欧洲合规学会)组织6位来自制药行业和监管检查机构的专家就该主题编写了一份问答列表,重点关注目前现行的欧盟GMP附录11。
截至9月5日,ECA已更新了7个问答,现编译如下,供识林读者参考。英文原文可点击“阅读原文”。读者还可回顾中外监管专家评审一家国产色谱系统的合规评审中的审计追踪内容。
问题1:从监管机构或检查员的角度来看,审计追踪必须包含的内容是否有最低要求?
检查员的期望可以在EFG 11的《计算机系统监控备忘录》“Aide Memoire 'Supervision of Computerised Systems'”中找到(该文件目前仅有德文版本),这是一个包含指南、问题和建议的目录。该文件作为德国检查机构质量保证体系的一部分,旨在协调检查的准备、实施和后续工作。
审计追踪的内容最低要求在附录11和第4章《文件管理》中有规定,应包含以下信息:
“谁更改了什么,何时以及如何更改的?”
原始值和更改后的值
更改/删除的原因
问题2:审计追踪是否必须可打印?
所有内容都必须始终可打印。这源于附录11:8 -打印:
8.1 - 应能够获得电子存储数据的清晰打印副本。
8.2 - 对于支持批次放行的记录,应能够生成打印件,显示自原始输入以来数据是否已被更改。
问题3:质量控制实验室(QC)中的大多数仪器设备都是“现货型”(off the shelf)且预先配置好的。当审计追踪无法调整或已被预先配置,这种情况应如何处理?
如果无法配置审计追踪,首先必须进行风险评估,以检查它是否涵盖了该仪器设备的所有基本要求。如果做不到这一点,就应该选择另一家供应商,确保其审计追踪能够满足要求。如果不可行,唯一的解决方案就是通过在日志中手动记录未被覆盖的操作,并制定相应的SOP。
问题4:哪些事件必须记录在审计追踪中?只记录与GMP相关的操作人员输入,还是包括重要部件的技术故障?
审计追踪应记录所有质量关键数据的更改和操作人员干预。因此,必须记录那些已由用户确认、并根据需要更改系统参数来解决的关键警报和警告。而那些由系统或设备自身解决、无需用户干预的纯通知信息,应记录在警报或偏差列表中,必要时也应记录在批次或检验报告中。
问题5:谁来确定结果是否与审计追踪相关?是客户、供应商,还是两者都参与?
两者都参与。基于对系统的了解,供应商只能指定他们所知道的关键点(在分析领域,这通常已足够)。对于与工艺相关的关键点(例如,在过程控制系统中),客户必须检查供应商是否已充分考虑其生产工艺的所有相关点,并在必要时调整参数化设置。
问题6:审计追踪的确认是在屏幕上进行的。质量受权人(QP)在批次放行时如何进行审查?这是放行的必要条件吗?
首先,审计追踪的审查必须在SOP中进行规定。进行审查的人员应在某种程度上独立于业务流程,过程需要有记录。审查可以作为批次记录审查的一部分。
审计追踪中的差异必须得到调查并解决,包括通知升级程序、需要通知谁以及何时通知。QP对偏差的评估对于药品放行是决定性的。
问题7:审计追踪中缺少评论(即更改原因的说明)是否在检查时构成缺陷?
根据附录11,更改或删除必须提供理由。如果系统能够执行更改,却没有输入理由,这就构成了一个缺陷。如果系统无法记录理由,就需要一个相应的变通方法。对于没有此功能的系统,可以使用SOP来规定如何在日志中记录更改或删除行为。
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